Du legst eine Aufgabe in Planner an, bekommst zehn Minuten später eine Erinnerung im Teams-Chat und suchst die Aufgabe danach trotzdem in deinem Postfach? Das Problem liegt selten an den Tools selbst. Es liegt daran, dass Aufgaben in Microsoft 365 gerne an mehreren Orten gleichzeitig entstehen, in Planner, in Microsoft To Do, aus einem markierten E-Mail oder aus einer Teams-Nachricht. Am Ende des Tages hast du drei Halbwahrheiten davon, was wirklich noch offen ist, aber keine einzige verlässliche Liste.
Im Juli 2026 hat Microsoft gleich vier Updates ausgerollt, die genau an diesem Punkt ansetzen. Deine Planner-Aufgaben tauchen jetzt direkt im neuen Outlook auf, lassen sich in einer neuen Seitenleiste schneller bearbeiten, als Vorlage für wiederkehrende Projekte wiederverwenden und sogar im Copilot Chat abfragen. Ich zeige dir Schritt für Schritt, wie du alle vier Neuerungen ab sofort nutzt.
Für die ersten drei Neuerungen reicht dein bestehender Zugang über microsoft365.com völlig aus. Nur der letzte Schritt mit dem PlannerAgent im Copilot Chat setzt eine Copilot Premium-Lizenz voraus.
Schritt 1: Planner im neuen Outlook: Aufgaben neben E-Mail und Kalender
Microsoft rollt Planner aktuell in mehreren Wellen ins neue Outlook für Windows aus. Sobald das Update bei dir ankommt, ist es automatisch aktiviert, du musst nichts manuell einschalten. In der linken Seitenleiste von Outlook erscheint dann ein neues Planner-Symbol, gleich neben Mail, Kalender und Microsoft To Do.
So nutzt du die Integration:
- Öffne das neue Planner-Symbol in der linken Seitenleiste von Outlook, alle deine Pläne erscheinen direkt neben Postfach und Kalender.
- Verschiebe eine wichtige E-Mail direkt auf das Planner-Symbol (Ziehen und Ablegen), um sie in wenigen Sekunden in eine Aufgabe mit Verantwortlichkeit und Fälligkeitsdatum zu verwandeln.
- Öffne dieselbe Aufgabe später bequem in Teams weiter, die Daten sind überall identisch.
Microsoft begründet den Schritt mit weniger Kontextwechseln zwischen E-Mail, Kalender und Aufgaben. Auch die Microsoft 365 Copilot App zieht nach: Microsoft testet dort aktuell ebenfalls eine direkte Planner-Anbindung, weil Planner zu den meistgenutzten Apps im gesamten Microsoft 365-Ökosystem gehört. Aus eigener Erfahrung weiss ich, dass genau diese Art der Integration Zeit spart, sobald sie erst mal zur Gewohnheit geworden ist. 📥
Schritt 2: Aufgaben schneller bearbeiten mit der neuen Seitenleiste
Planner bekommt ab Ende Juli 2026 eine neue Detailansicht für Aufgaben, die schrittweise für alle ausgerollt wird. Bisher öffneten sich Aufgabendetails in einem grossen Dialogfenster, das dein ganzes Board verdeckt hat. Jetzt öffnen sie sich wahlweise in einer schmalen Seitenleiste daneben, dein Board oder Grid bleibt die ganze Zeit sichtbar.
So funktioniert die neue Ansicht:
- Klicke in Planner im Web oder in Teams auf eine Aufgabenkarte in der Board- oder Grid-Ansicht.
- Bearbeite Verantwortliche, Fälligkeitsdatum, Status, Notizen, Checklisten und Anhänge direkt in der Seitenleiste.
- Wechsle bei Bedarf zurück zum klassischen Dialogfenster, Planner merkt sich deine Wahl danach für alle künftigen Aufgaben.
Auf kleineren Bildschirmen wechselt Planner automatisch zurück zum Dialogfenster, dort wäre für eine Seitenleiste schlicht kein Platz. Eine Einstellung musst du dafür nirgends suchen, das Verhalten ist von Anfang an aktiv.
Schritt 3: Wiederkehrende Projekte per eigener Vorlage starten
Legst du regelmässig ähnliche Pläne an, etwa für neue Kundenprojekte, Kampagnen oder das Onboarding neuer Teammitglieder? Seit Juli 2026 lässt sich jeder bestehende Plan in Planner mit wenigen Klicks in eine wiederverwendbare Vorlage verwandeln.
So erstellst und nutzt du eigene Vorlagen:
- Öffne den Plan, der als Vorlage taugt, klicke auf Freigeben und wähle Als Vorlage veröffentlichen.
- Gib der Vorlage einen eindeutigen Namen, an dem dein Team sie sofort wiedererkennt.
- Beim nächsten neuen Plan findest du sie unter Geteilt oder Von mir erstellt in der Vorlagen-Galerie.
- Aufgaben, Buckets, Bezeichnungen, Ziele, Notizen, Checklisten und Anhang-Links werden übernommen, Fortschritt und Status starten bei jedem neuen Plan wieder bei null.
Ein Punkt zur Vorsicht: Vorlagen werden auf Ebene der Microsoft 365-Gruppe geteilt und jedes Mitglied kann eine geteilte Vorlage bearbeiten oder sogar löschen, nicht nur die Person, die sie erstellt hat. Sprich im Team kurz ab, wer Vorlagen veröffentlichen darf, bevor mehrere leicht unterschiedliche Versionen der «gleichen» Vorlage im Umlauf sind. Änderungen an einer Vorlage wirken sich zudem nicht auf Pläne aus, die bereits vorher daraus entstanden sind.
Schritt 4: Aufgaben abfragen und erledigen im Copilot Chat
Der PlannerAgent ist seit Kurzem für alle Copilot Premium-Nutzenden allgemein verfügbar. Er bringt eine Fähigkeit mit, auf die viele gewartet haben: Copilot Chat kann jetzt auch Aufgaben aus Microsoft To Do finden und bearbeiten, nicht mehr nur aus Planner.
So arbeitest du mit dem PlannerAgent:
- Öffne Copilot Chat und erwähne @PlannerAgent in deiner Nachricht.
- Frag zum Beispiel «@PlannerAgent zeig mir alle meine offenen Aufgaben aus Planner und To Do» oder lass dir überfällige Aufgaben zusammenfassen.
- Bearbeite Aufgaben direkt im Chat oder öffne sie mit einem Klick in Planner, wenn du mehr Kontext brauchst.
Zwei Einschränkungen solltest du kennen: Aufgaben, die du dir per Kennzeichnung aus einer E-Mail in To Do angelegt hast, bezieht der PlannerAgent nur ein, wenn du das in deiner Frage ausdrücklich erwähnst. Und bei ersten Rückmeldungen zeigte der Agent Fälligkeitsdaten teilweise einen Tag zu früh an. Verlass dich bei wichtigen Terminen sicherheitshalber auf die Anzeige in Planner oder To Do selbst. 🤖
Schritt 5: Deinen Hauptarbeitsort festlegen
Jetzt tauchen deine Aufgaben plötzlich an vier Orten auf: im neuen Outlook, in Planner im Web, im Teams-Kanal und im Copilot Chat. Das klingt nach mehr Aufwand, ist aber genau umgekehrt gemeint. Die Daten dahinter sind überall exakt dieselben, ein Wechsel des Einstiegspunkts erzeugt also keine doppelten Aufgaben oder Karteileichen.
Leg für dich fest, welcher der vier Orte dein Hauptarbeitsort wird und schau dort jeden Morgen zuerst vorbei. Verbringst du ohnehin die meiste Zeit im Postfach, ist der neue Planner-Bereich im Outlook die naheliegendste Wahl. Bist du eher im Teams-Kanal deines Teams unterwegs, bleib einfach dort. Die anderen drei Orte springen bei Bedarf ein, sie ersetzen den Hauptarbeitsort nicht. Wichtig ist nur, dass du dich entscheidest, statt alle vier parallel im Auge zu behalten.
Mein Praxistipp aus dem Alltag
Ein Detail aus den Juli-Neuerungen geht schnell unter: Start- und Fälligkeitsdatum einer Aufgabe sind in Planner nicht mehr fest gekoppelt. Verschiebst du künftig nur das Startdatum, bleibt das Fälligkeitsdatum unverändert stehen und umgekehrt genauso. Bisher hat Planner beide Daten im gleichen Abstand automatisch mitverschoben. Kontrolliere bei der nächsten Umplanung kurz beide Felder, bevor du eine Aufgabe als erledigt abhakst, sonst landest du schneller im Verzug, als dir lieb ist.
Fazit & CTA
Vier Updates mit einem gemeinsamen Nenner: Deine Planner-Aufgaben folgen dir jetzt dorthin, wo du sowieso schon arbeitest, ins neue Outlook, in die überarbeitete Seitenleiste oder in den Copilot Chat. Nimm dir heute zehn Minuten und probiere mindestens eine der vier Neuerungen aus, am schnellsten klappt das mit dem PlannerAgent im Copilot Chat. Probiere es jetzt aus. ✅
