Copilot-Lizenzen: Warum die meisten brachliegen, 3 Hebel für mehr Adoption

Kurz gesagt: Ein grosser Teil der bezahlten Microsoft-365-Copilot-Lizenzen liegt brach, unabhängige Erhebungen beziffern die wöchentlich aktive Nutzung auf nur etwa 20 bis 30 Prozent der gekauften Plätze (Value Add VC, 2026). Der Engpass ist nicht die Technik, sondern die Adoption. Drei belegte Hebel drehen das um: wenige Anwendungsfälle fixieren, fortlaufend befähigen statt einmal schulen, interne Champions aufbauen.

Das Problem: bezahlt, aber ungenutzt

Stell dir vor, du hast für eine ganze Abteilung Software lizenziert. Nach drei Monaten arbeitet nur ein Viertel der Leute regelmässig damit. Genau das passiert bei Microsoft 365 Copilot in vielen Unternehmen, nur ist es teurer, als es auf den ersten Blick wirkt.

Die häufig kursierende Zahl, wonach nur rund 35 Prozent der zugewiesenen Copilot-Lizenzen aktiv genutzt würden und damit etwa zwei Drittel brachliegen, stammt aus Hersteller- und Beratungsblogs ohne nachvollziehbare Primärquelle und ist methodisch nicht belastbar (Peafowl IT / AppWT, 2025). Ich nehme sie deshalb nur als grobe Illustration. Belastbarer ist die vorsichtige Aussage: Je nach Erhebung werden nur etwa 20 bis 30 Prozent der gekauften Plätze wöchentlich aktiv genutzt (Value Add VC, 2026 · Worklytics, 2025). Gut geführte Einführungen liegen spürbar höher, erreichen aber selten die Mehrheit der Lizenzen.

Wichtig zur Einordnung: Schon Microsofts eigene Messung ist grosszügig. Im Copilot-Nutzungsbericht gilt eine einzige Nutzung innerhalb von 28 Tagen als aktiv (Microsoft Learn, 2025). Ein Gartner-Analyst hält diese Schwelle für zu niedrig und empfiehlt, für echte Wertschöpfung mindestens eine Nutzung pro Woche, idealerweise pro Tag anzusetzen (techpartner.news, 2025). Wer Adoption seriös messen will, stellt also nicht auf die Standard-28-Tage-Quote ab. Die wirklich genutzte Quote liegt damit eher noch unter den genannten Werten.

Für Geschäftsleitung und CFO ist die Rechnung einfach: Den Wert erzeugt nicht die Lizenz, sondern die Nutzung. Die Schweizer Preise für Microsoft 365 Copilot Business, das Angebot für kleinere und mittlere Unternehmen, jeweils exklusive Mehrwertsteuer und zusätzlich zur bestehenden Microsoft-365-Basislizenz (Microsoft Schweiz, Stand November 2026):

• CHF 14.57 pro Nutzer und Monat im Jahresabo (Aktionspreis für Abschlüsse vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026, gilt im ersten Jahr)
• CHF 17.00 pro Nutzer und Monat im Jahresabo (regulärer Preis)
• CHF 20.40 pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung

Für Grossunternehmen nennt Microsoft für Microsoft 365 Copilot CHF 24.30 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Seit Juli 2026 gibt es zudem Microsoft 365 Business Standard und Business Premium mit bereits eingebautem Copilot. Was eine Einführung über die Lizenz hinaus kostet, rechne ich im Beitrag Was kostet Microsoft 365 Copilot wirklich? durch.

Bei tausend Plätzen und einer aktiven Nutzung von 25 Prozent zahlst du Monat für Monat für 750 schlafende Lizenzen. Ungenutzte Plätze gehören deshalb regelmässig identifiziert und entweder aktiviert oder gekündigt.

Warum das passiert

Es liegt nicht am Produkt. Die Kluft zwischen Erwartung und gelebter Nutzung ist in erster Linie ein Change- und Befähigungsthema, kein Technikfehler. Der Kontrast in den Daten ist deutlich: In der Gartner-Umfrage 2024 (Director-Analyst Max Goss, 132 IT-Verantwortliche) sagten 90 Prozent, Mitarbeitende würden um den Zugang kämpfen, gleichzeitig berichteten 57 Prozent, dass die Nutzung kurz nach der Einführung rasch zurückgeht. 72 Prozent sagten, dass die Leute Mühe haben, Copilot in den Arbeitsalltag zu integrieren (Computerworld, 2024).

Die häufigste Ursache: Lizenzen werden gekauft, bevor konkrete Anwendungsfälle definiert sind. Gartner ordnet die Hürden ganz überwiegend dem Organisatorischen zu, fehlende Anwendungsfälle, schwache Befähigung, unklare Daten-Governance, nicht der Technik (Gartner, 2025). In der Gartner-Umfrage 2024 gaben nur 3 Prozent der IT-Verantwortlichen an, Copilot liefere bereits signifikanten Wert (Computerworld, 2024). Und der Sprung in die Fläche gelingt selten: Von den Organisationen mit abgeschlossenem Pilot gingen 2026 nur rund 5 Prozent in eine breitere Einführung (Gartner, 2025, 187 Verantwortliche).

Dazu kommt: Der Change-Aufwand wird systematisch unterschätzt. 73 Prozent berichteten, die Einführung habe mehr Change-Management erfordert als erwartet, 87 Prozent, dass Endnutzende laufende Begleitung und Schulung brauchen (Computerworld, 2024). Wer Lizenzen verteilt und auf das Onboarding-Video verweist, hat die eigentliche Arbeit noch vor sich.

Hebel 1: Wenige Anwendungsfälle fixieren

Organisationen mit hoher Copilot-Nutzung rollen nicht breit aus, sie konzentrieren sich bewusst auf wenige, alltägliche Aufgaben. Microsoft selbst empfiehlt im Adoption Playbook ausdrücklich, die Lizenzen zuerst auf wenige Bereiche zu fokussieren und konkrete Anwendungsfälle zu definieren, statt mit der Giesskanne zu verteilen (Microsoft Adoption Playbook, 2025).

Die Praxis bestätigt die Richtung: Wo Mitarbeitende ein paar wiederkehrende Aufgaben fix mit Copilot erledigen, entsteht eine stabile wöchentliche Nutzung. Microsofts eigene Nutzerdaten zeigen denselben Schwerpunkt, bei E-Mail-Verarbeitung, ersten Entwürfen und Meeting-Nachbereitung berichten Nutzende den grössten Nutzen (Microsoft WorkLab, 2023). Branchenanalysen nennen als Muster bei hoher Nutzung das Festlegen von zwei bis drei häufig wiederkehrenden Anwendungsfällen (Value Add VC, 2026). Die exakte Schwelle stammt aus einer aggregierten Markteinschätzung, der Grundsatz wenige Anwendungsfälle ist dagegen solide belegt.

Konkret heisst das: Statt Copilot für alle lieber drei klar benannte Routinen pro Team. Bewährte Kandidaten:

• Meeting-Zusammenfassungen
• E-Mail-Triage und Entwürfe
• Excel-Analyse
• erste Textentwürfe

Diese werden eingeübt, bis sie zur Gewohnheit werden. Dass das Potenzial real ist, zeigt ein dokumentenlastiges Beispiel: In der Rechtsabteilung von Vodafone spart die Vertragsprüfung rund 4 Stunden pro Woche und Person (Microsoft Customer Stories, 2024). Solche Werte gelten für ein spezifisches Aufgabenfeld und lassen sich nicht eins zu eins auf die ganze Belegschaft übertragen, sie zeigen aber, wo Copilot besonders rasch Wert schafft.

Hebel 2: Fortlaufend befähigen statt einmal schulen

Eine Einmalschulung verpufft. Microsoft bezeichnet praxisnahes, wiederkehrendes Training als die wirksamste Einzelinvestition in die Adoption und empfiehlt, fortlaufendes Training zum Standard zu machen und eine Kultur des kontinuierlichen Lernens aufzubauen, also gerade nicht die einmalige Schulung (Microsoft Adoption Playbook, 2025). Begründung: Erst die regelmässige Nutzung macht Copilot zum natürlichen Bestandteil der Arbeitsabläufe.

Das deckt sich mit den Reibungspunkten aus den Umfragen: Wenn 87 Prozent der Organisationen berichten, dass Endnutzende laufende Begleitung brauchen (Computerworld, 2024), dann ist ein einzelnes Auftakt-Webinar strukturell zu wenig. Wirksam ist strukturierte, fortlaufende Befähigung, kurze, regelmässige Anstösse, an konkreten Aufgaben, mit Gelegenheit zum Nachfragen. Eine solche laufende Begleitung ist planbar und messbar.

Einzelne Analysen beobachten bei besonders hoher Nutzung sogar eine verpflichtende Befähigung (Value Add VC, 2026). Belastbar ist, dass das Training strukturiert und fortlaufend sein sollte. Ob es zwingend verbindlich sein muss, ist nur durch Sekundärquellen gestützt. Die verantwortbare Formulierung lautet deshalb: verbindlich verankert und fortlaufend, statt freiwillig und einmalig. Genau hier liegt der Unterschied zwischen einer brachliegenden und einer arbeitenden Lizenz.

Hebel 3: Interne Champions aufbauen

Adoption verbreitet sich von Mensch zu Mensch, nicht per Management-Ansage. Microsoft nennt die gegenseitige Unterstützung unter Kolleginnen und Kollegen als einen der stärksten Hebel und empfiehlt im Playbook ausdrücklich Copilot-Champions plus eine Nutzer-Community (Microsoft Adoption Playbook, 2025). Im eigenen Rollout setzte Microsoft auf ein Hub-and-Spoke-Modell mit nahezu 10'000 Champions, Train-the-Trainer-Sessions und regelmässigen Vorführ-Terminen (Microsoft Inside Track, 2024).

Die Kernbeobachtung der Champs-Community ist erstaunlich simpel: Oft genügt ein einziger überzeugender Anwendungsfall, um aus Skeptikern Nutzer zu machen (Microsoft Inside Track, 2024). Champions, die Copilot im eigenen Arbeitskontext vorleben, wirken stärker als jede Ankündigung von oben, weil sie die Sprache und die Aufgaben ihrer Kolleginnen und Kollegen kennen.

Dazu passt ein weiterer Befund: Kohorten mit klar zugewiesener Aufgabe und aktiver Begleitung durch die Führungskraft halten die Nutzung deutlich höher als breite Giesskannen-Rollouts. Genannt wird eine Grössenordnung von zwei- bis dreifach (Beratungssynthesen, 2026). Diese Multiplikator-Zahl ist vorsichtig zu lesen, da sie nicht aus einer kontrollierten Studie stammt, die Richtung ist aber klar: Ein konkreter Anlass je Team plus Begleitung durch die Führungskraft erhöht die nachhaltige Nutzung. Microsofts eigener Rollout bestätigt zumindest den Kohorten-Ansatz nach Bereichen und Regionen (Microsoft Inside Track, 2025).

Sekundärer Treiber: der EU AI Act macht Befähigung zur Pflicht

Es gibt einen zweiten, oft übersehenen Grund, Mitarbeitende im Umgang mit Copilot zu befähigen, einen regulatorischen. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 des EU AI Act, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen nach besten Kräften ein ausreichendes Mass an KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden sicherstellen, gemessen an Vorwissen, Erfahrung, Ausbildung und Einsatzkontext (EU AI Act, Art. 4, 2025 · Europäische Kommission, 2025). Diese Pflicht gilt für jeden Anbieter und Betreiber, unabhängig von der Risikoklasse des KI-Systems, also auch bei minimalem Risiko.

Relevant für Schweizer Unternehmen: Der EU AI Act wirkt extraterritorial. Wer ein KI-System auf dem EU-Markt bereitstellt oder dessen Ergebnisse in der EU verwendet werden, kann erfasst sein, auch ohne Niederlassung in der EU (Lenz & Staehelin, 2025 · CDBF, 2025). Wer Microsoft Copilot im Betrieb einsetzt, gilt grundsätzlich als Betreiber eines KI-Systems. Bei EU-Bezug fällt die Befähigung der Mitarbeitenden damit unter die Art.-4-Pflicht (aiacto, 2025 · MinnaLearn, 2025). Ob es im Einzelfall greift, hängt vom konkreten EU-Bezug ab und sollte rechtlich abgeklärt werden.

Eine reine Minimal-Massnahme, ein einzelnes Onboarding-Video oder der blosse Verweis auf die Bedienungsanleitung, genügt dafür ausdrücklich nicht. Die Massnahmen müssen auf Rolle, Vorwissen und Kontext zugeschnitten und idealerweise dokumentiert sein (Europäische Kommission, 2025 · Travers Smith, 2025). Die Pflicht ist in Kraft. Die behördliche Durchsetzung durch nationale Marktüberwachungsbehörden läuft seit August 2026. An Artikel 4 ist kein eigenes Bussgeld geknüpft (Europäische Kommission, 2025 · Mayer Brown, 2025). Aufschieben sollte man die Befähigung trotzdem nicht, sie ist ohnehin der Hebel, der die Lizenzen zum Arbeiten bringt. Das Schöne daran: Genau die Massnahmen, die Copilot wirtschaftlich machen, erfüllen zugleich die regulatorische Sorgfalt.

Was jetzt zu tun ist

Drei Schritte, in dieser Reihenfolge:

• Bestand sichtbar machen. Wie viele Plätze sind vergeben, wie viele werden wöchentlich genutzt? Nicht die geschönten 28-Tage-Werte nehmen, sondern eine Wochen-Schwelle ansetzen. Ungenutzte Plätze markieren, zum Aktivieren oder Kündigen.
• Anwendungsfälle vor Lizenzen. Pro Team zwei bis drei häufige Routinen festlegen und einüben, statt breit auszurollen.
• Befähigung verstetigen. Fortlaufende Befähigung plus interne Champions, das ist der Hebel mit der besten Beleglage und erfüllt nebenbei die KI-Kompetenz-Pflicht.

Ein ehrlicher Hinweis zur Wirtschaftlichkeit: Die von Microsoft beauftragte Forrester-Studie zu Microsoft 365 Copilot nennt rund 9 Stunden Zeitersparnis pro Person und Monat (Forrester TEI Copilot, 2025), das ist eine Selbsteinschätzung aus 16 Interviews und 367 Befragten und markiert eher das obere Ende. Eine telemetriegestützte Studie von Microsoft Research (randomisiert kontrolliert, 56 Firmen, über 6'000 Mitarbeitende) misst nüchterner: bei regelmässigen Nutzenden rund 30 Minuten weniger pro Woche fürs Lesen von E-Mails (im Durchschnitt aller Mitarbeitenden eher 12 Minuten), schnellere Word-Dokumente, bei Meetings keine messbare Ersparnis (Microsoft Research, 2025). Rechne also konservativ mit grob 0,5 bis 2 Stunden pro Woche. Selbst das untere Ende rechnet sich: Bei einem Vollkostensatz von CHF 60 bis 90 pro Stunde und CHF 17.00 pro Monat für Copilot Business amortisiert sich die Lizenz rechnerisch schon bei rund 11 bis 17 Minuten echter Zeitersparnis pro Monat. Mit den CHF 24.30 für Grossunternehmen sind es rund 16 bis 24 Minuten. Vorausgesetzt ist immer, dass die gewonnene Zeit produktiv weitergenutzt wird.

Darum geht es: nicht mehr Lizenzen kaufen, sondern den Wert aus denen holen, die ihr ohnehin schon bezahlt. Das heisst: wiederkehrende Anstösse und Begleitung statt einer Einmalschulung, wenige klar gewählte Anwendungsfälle, interne Champions, die die Sache tragen, messbar an der wöchentlichen Nutzung, nicht an verteilten Plätzen.

Wenn bei dir Copilot-Lizenzen brachliegen, lohnt sich ein nüchterner Blick auf den Ist-Zustand. Der Gratis-Check zeigt in zwei Minuten, wo es hakt. Kurze Module zum Mitmachen für alle, die Copilot im Alltag nutzen sollen, gibt es im Thema KI im Alltag, für ganze Teams mit der Teamlizenz der Academy.