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Glossar: 43 Begriffe einfach erklärt

Apps und Begriffe rund um Microsoft 365 und gute Zusammenarbeit, in Alltagssprache. Auf allen Seiten sind diese Begriffe gepunktet unterstrichen: Ein Klick zeigt die Erklärung, bei Apps mit Link zum Öffnen. Smartli kennt sie auch.

A

Agenda: Die Liste der Punkte, die in einer Besprechung drankommen, am besten mit Ziel und Zeit pro Punkt. Sie gehört in die Einladung.
Arbeitszeiten: In Outlook legst du fest, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du arbeitest. Andere sehen das, wenn sie einen Termin mit dir suchen. Arbeitszeiten öffnen ↗
Archivieren: Verschiebt eine Mail in den Ordner «Archiv». Sie ist aus dem Posteingang weg, bleibt aber erhalten und über die Suche auffindbar.
Automatische Antworten: Die Abwesenheitsnotiz in Outlook: Wer dir schreibt, bekommt automatisch eine Antwort, zum Beispiel wann du zurück bist und wer dich vertritt. Mit Zeitraum schaltet sie sich selbst ab. Automatische Antworten öffnen ↗

B

Beitrag im Kanal: Eine Nachricht in einem Teams-Kanal, am besten mit Betreff. Antworten kommen in den Thread darunter, so bleibt alles zu einem Thema zusammen.
Besprechungsnotizen: Notizen direkt in einer Teams-Besprechung, mit Agenda, Notizen und Aufgaben. Alle Teilnehmenden aus der Firma sehen und bearbeiten sie, auch nach der Besprechung.

C

Chat: Eine Unterhaltung in Teams mit einer oder mehreren Personen, ausserhalb von Teams und Kanälen. Gut für kurze Absprachen, weniger gut für Infos, die später alle finden sollen.
Copilot: Die KI-Hilfe von Microsoft. Copilot Chat können die meisten mit Firmenkonto nutzen. Copilot direkt in Word, Outlook oder Teams braucht eine zusätzliche Lizenz, die die Firma kauft. Copilot Chat öffnen ↗

E

@-Erwähnung: Mit @ und einem Namen sprichst du in Teams oder Outlook jemanden gezielt an. Die Person bekommt eine Benachrichtigung.

F

Fokusplan: Eine Funktion von Viva Insights: Sie reserviert dir regelmässig Fokuszeit im Kalender und schaltet in dieser Zeit Benachrichtigungen in Teams stumm.
Fokuszeit: Ein fester Block im Kalender für konzentrierte Arbeit, ohne Meetings und Unterbrechungen. Andere sehen dich als beschäftigt.
Freigabelink: Ein Link auf eine Datei in OneDrive oder SharePoint statt eines Anhangs. Alle arbeiten so in derselben, aktuellen Fassung. Wer den Link öffnen darf, legst du beim Teilen fest.

G

Gruppenchat: Ein Chat in Teams mit mehreren Personen, aber ohne Team und Kanal. Wer später dazukommt, sieht den Verlauf nur, wenn er beim Hinzufügen mitgegeben wird.

K

Kanal (in Teams): Ein Bereich in einem Team für ein Thema, zum Beispiel «Allgemein» oder «Projekt Alpha». Beiträge im Kanal sehen alle Mitglieder des Teams, Antworten stehen im Thread darunter. Auch wer später dazukommt, findet sie.
Kategorien in Outlook: Farbige Etiketten für Mails und Termine, zum Beispiel «Projekt Alpha» in Blau. Eine Mail kann mehrere Kategorien haben. Kategorien öffnen ↗
Kennzeichnen: Mit der Fahne markierst du eine Mail als Aufgabe, auf Wunsch mit Datum. Gekennzeichnete Mails erscheinen auch in To Do.

L

Lizenz: Das Recht, eine App oder Funktion von Microsoft zu nutzen. Die Firma kauft Lizenzen, und welche du hast, bestimmt, was du in Microsoft 365 siehst.

M

Mein Tag: Eine Liste in To Do für die Aufgaben, die du dir für heute vornimmst. Sie startet jeden Tag leer, Unerledigtes wird dir vorgeschlagen. Auch Outlook hat «Mein Tag» mit Kalender und Aufgaben.
Mental Load: Die unsichtbare Denkarbeit: an alles denken, was noch offen ist. Sie kostet Kraft, auch wenn man gerade nicht arbeitet.
Microsoft 365: Das Paket von Microsoft mit Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel und weiteren Apps, das die meisten Firmen nutzen. Du meldest dich mit deinem Firmenkonto an. Microsoft 365 öffnen ↗

N

Neues Outlook: Die neue Fassung von Outlook für Windows. Sie hat dieselbe Oberfläche wie Outlook im Browser und löst nach und nach das klassische Outlook ab. Outlook im Web öffnen ↗
Nicht stören: Ein Status in Teams: Chats kommen weiter an, aber ohne Banner und Ton. So wirst du nicht unterbrochen. Personen mit Prioritätszugriff kommen trotzdem durch.

O

OneDrive: Dein persönlicher Dateispeicher in Microsoft 365. Gut für Entwürfe und Dateien, die vor allem dich betreffen. Teilen geht per Link. OneDrive öffnen ↗
Outlook: Die App von Microsoft für E-Mail und Kalender. Auf worksmart365 zeigen wir das neue Outlook. Es sieht im Browser unter outlook.cloud.microsoft gleich aus wie als App für Windows. Outlook öffnen ↗
Outlook-Regel: Eine Regel sortiert eingehende Mails automatisch, zum Beispiel alle Newsletter in einen Ordner. Regeln laufen von oben nach unten. Regeln öffnen ↗

P

Planner: Die App für Aufgaben im Team: Ein Plan zeigt Aufgaben als Karten, mit zuständiger Person und Fälligkeit. Planner gibt es auch als App in Teams. Planner öffnen ↗
Posteingang mit Relevanz: Outlook teilt den Posteingang in zwei Registerkarten: die wichtigen Mails und den Rest. Verschiebst du Mails, lernt Outlook dazu. Einstellung öffnen ↗
Prioritätszugriff: Eine Liste in Teams mit Personen, die dich auch bei «Nicht stören» erreichen, zum Beispiel deine Vorgesetzte. Du findest sie in Teams unter Einstellungen und Datenschutz.

Q

QuickSteps: Mehrere Schritte in Outlook mit einem Klick, zum Beispiel eine Mail weiterleiten und archivieren. Ein QuickStep kann auch eine Tastenkombination bekommen. QuickSteps öffnen ↗

R

Ruhezeiten: Eine Einstellung in Teams auf dem Handy: In den gewählten Stunden oder Tagen kommen keine Benachrichtigungen. Die Nachrichten sind trotzdem da, wenn du Teams öffnest.

S

SharePoint: Der gemeinsame Dateispeicher für Teams, Abteilungen und Projekte. Die Dateien eines Teams-Kanals liegen im Hintergrund in SharePoint. SharePoint öffnen ↗
Statusmeldung: Ein kurzer Text bei deinem Profilbild in Teams, zum Beispiel «Fokuszeit bis 11 Uhr, Dringendes bitte per Anruf». Andere sehen ihn, wenn sie dir schreiben.
Synchronisieren: OneDrive gleicht Dateien zwischen Cloud und Computer ab. So findest du sie auch im Explorer oder im Finder und arbeitest offline weiter.

T

Tag (in Teams): Eine Gruppe von Personen in einem Team, zum Beispiel @Einkauf. Wer den Tag erwähnt, erreicht alle, denen er zugewiesen ist.
Team (in Teams): Eine Gruppe in der App Teams, zum Beispiel für eine Abteilung oder ein Projekt. Ein Team hat Mitglieder, einen oder mehrere Kanäle und einen gemeinsamen Dateispeicher.
Teams: Die App von Microsoft für Chats, Besprechungen und Zusammenarbeit. Sie ist in Teams mit Kanälen und in Chats gegliedert. Teams läuft als App und im Browser. Teams öffnen ↗
Tenant: Die Microsoft-365-Umgebung einer Firma, mit allen Konten, Teams und Einstellungen. Was die IT dort einschaltet, gilt für alle.
Thread: Die Antworten unter einem Beitrag oder einer Nachricht. So bleibt eine Unterhaltung zu einem Thema beisammen, statt sich im Verlauf zu verteilen.
To Do: Deine persönliche Aufgabenliste von Microsoft. Sie zeigt auch gekennzeichnete Mails aus Outlook und Planner-Aufgaben, die dir zugewiesen sind. To Do öffnen ↗
Transkript: Die schriftliche Mitschrift einer Teams-Besprechung. Sie entsteht, wenn jemand die Transkription startet, und ist Grundlage für Zusammenfassungen.

V

Verknüpfung zu OneDrive: Ein Ordner aus Teams oder SharePoint erscheint in deinem OneDrive, ohne Kopie. Du arbeitest in denselben Dateien wie dein Team.
Versionsverlauf: Frühere Fassungen einer Datei in OneDrive oder SharePoint. Damit holst du eine ältere Version zurück, wenn etwas schiefgegangen ist.
Viva Insights: Eine App von Microsoft, die dir hilft, Fokuszeit und Pausen zu planen, zum Beispiel mit dem Fokusplan. Nicht jede Firma hat sie freigeschaltet. Viva Insights öffnen ↗