Dein Kalender zeigt in zehn Minuten das nächste Meeting an und du hast keine Ahnung mehr, worum es dabei eigentlich geht. War das der Kunde mit der offenen Frage zur Rechnung? Oder das interne Sync, bei dem letzte Woche schon ein Punkt offen blieb? Du hetzt durch alte E-Mails, suchst die letzte Präsentation und findest doch nicht alles rechtzeitig, während im Hintergrund schon die Einwahl-Erinnerung piept. Bei fünf oder sechs Meetings am Tag ist das kein Einzelfall, sondern Alltag für die meisten von uns, egal ob im Grossraumbüro oder im Homeoffice. Genau hier setzt eine der praktischsten neuen Copilot-Funktionen an: die Meeting-Vorbereitung direkt in Outlook. Copilot sammelt für dich Agenda-Punkte, verknüpfte Dokumente und den Verlauf mit den Teilnehmenden und bereitet dir in wenigen Minuten eine kompakte Übersicht auf, statt dass du dir alles selbst zusammensuchst. Ich zeige dir, wie du die Funktion findest, was sie dir konkret liefert und wie du danach auch die Nachbereitung nicht mehr aus den Augen verlierst.
Schritt 1: Voraussetzungen kurz prüfen
Bevor du loslegst, ein kurzer Realitäts-Check. Für die Meeting-Vorbereitung mit Copilot brauchst du eine aktive Microsoft 365 Copilot-Lizenz, ohne sie bleibt der entsprechende Button ausgeblendet. Die Funktion lief zuerst im neuen Outlook für Windows, im Web, auf dem Mac und auf dem Mobilgerät und ist inzwischen auch im klassischen Outlook für Windows angekommen. Du erreichst Outlook wie gewohnt über die Kachel in microsoft365.com oder direkt über die Desktop-App, eine separate Installation brauchst du dafür nicht.
Das solltest du dafür haben:
- Eine aktive Microsoft 365 Copilot-Lizenz für dein Konto.
- Neues Outlook für Windows, Web, Mac oder Mobilgerät, alternativ das klassische Outlook für Windows mit aktuellem Update.
- Einen Termin mit mindestens einer weiteren Person, reine private Blocker zeigt dir Copilot nicht an.
Fehlt dir die Lizenz, frag kurz deine IT oder deinen Admin, ob eine Zuteilung für dein Team geplant ist. Einen laufend aktualisierten Überblick über den Rollout-Stand findest du in den offiziellen Copilot Release Notes von Microsoft. Am meisten bringt dir die Funktion übrigens nicht beim wöchentlichen Team-Jour-fixe, das du ohnehin auswendig kennst, sondern bei Terminen mit Kundinnen, Partnern oder Personen, mit denen du selten sprichst.
Schritt 2: Die Vorbereiten-Funktion im Termin öffnen
Sobald die Voraussetzungen stimmen, findest du die Funktion direkt im Termin selbst, ganz ohne Umweg über eine separate App.
So öffnest du sie:
- Öffne im Kalender den Termin, für den du dich vorbereiten willst.
- Suche in der Detailansicht nach Mit Copilot vorbereiten, meist oben im Termin-Fenster.
- Klicke darauf und warte einen Moment, während Copilot die passenden Informationen zusammenträgt.
- Die Übersicht öffnet sich direkt neben dem Termin und bleibt verfügbar, bis du sie schliesst.
Bei wiederkehrenden Terminen lohnt sich ein Blick kurz vor jeder einzelnen Ausgabe, weil sich der Inhalt seit dem letzten Mal verändert haben kann. 🗒️
Schritt 3: Verstehen, was Copilot dir zusammenstellt
Die Übersicht ist mehr als eine simple Liste, sie bündelt mehrere Quellen auf einen Blick.
Konkret liefert dir Copilot:
- Die Agenda-Punkte des Termins, sofern hinterlegt.
- Verlinkte Dokumente aus der Einladung, bereits zusammengefasst statt nur verlinkt.
- Relevante E-Mails und frühere Gespräche mit den Teilnehmenden zu diesem Thema.
- Offene Aufgaben oder Zusagen aus vorherigen Besprechungen mit derselben Gruppe, sofern vorhanden.
Damit siehst du in ein bis zwei Minuten, worum es geht, statt dich durch mehrere Postfächer zu klicken. Wichtig zu wissen: Copilot zeigt dir dabei ausschliesslich Inhalte, auf die du über deine bestehenden Berechtigungen ohnehin schon Zugriff hast, an den Freigaben in deinem Unternehmen ändert die Funktion nichts.
Schritt 4: Im Copilot-Chat gezielt nachfragen
Reicht dir die Übersicht nicht, wechselst du direkt in den Chat und fragst gezielt nach, ganz wie in Copilot Chat.
Frag zum Beispiel:
- Was waren die offenen Punkte aus dem letzten Meeting mit diesem Kunden?
- Fasse die letzten drei E-Mails zu diesem Projekt in fünf Sätzen zusammen.
- Welche Personen aus diesem Termin habe ich in den letzten Wochen noch nicht persönlich getroffen?
Copilot antwortet dabei ausschliesslich mit Informationen, auf die du ohnehin bereits Zugriff hast. Es zeigt dir also nichts, was dir vorher verwehrt war. 🔍
Schritt 5: Anhänge zusammenfassen lassen, statt sie zu öffnen
Gerade vor grösseren Terminen hängen oft mehrere Dateien an der Einladung, für die eigentlich keine Zeit bleibt.
So sparst du dir das Öffnen:
- Öffne die Vorbereiten-Übersicht wie in Schritt 2 beschrieben.
- Klicke bei einem angehängten PDF, Word- oder PowerPoint-Dokument auf die Zusammenfassung statt auf die Datei selbst.
- Lies die wichtigsten Kernpunkte in wenigen Sekunden.
- Öffne die Originaldatei nur noch dann, wenn du tatsächlich Details oder Zahlen im Original brauchst.
Bei fünf Anhängen sparst du dir so leicht zehn Minuten reine Lesezeit.
Schritt 6: Eine feste Routine daraus machen
Die beste Funktion nützt wenig, wenn du sie nur zufällig einmal entdeckst.
So wird die Vorbereitung zur Gewohnheit:
- Blockiere dir morgens fünf bis zehn Minuten, um alle Termine des Tages kurz mit Copilot vorzubereiten.
- Beginne bei Terminen mit externen Personen oder Kundenkontakt, dort bringt die Vorbereitung den grössten Effekt.
- Nutze die gewonnene Zeit vor dem Meeting für die inhaltliche Vorbereitung statt fürs Suchen von Unterlagen.
Nach ein bis zwei Wochen merkst du, wie viel entspannter du in Meetings gehst, weil dir der Kontext nicht mehr fehlt. Manche in meinen Beratungen berichten mir sogar, dass sie seither weniger Meetings absagen, weil die Vorbereitung nicht mehr nach einem grossen Aufwand aussieht. ⏱️
Mein Praxistipp aus der Beratungspraxis
Die Vorbereitung ist die eine Hälfte, die Nachbereitung die andere. Seit Sommer 2026 bündelt die neue Recap-App in Teams alle Besprechungsprotokolle der letzten 30 Tage an einem Ort, als Text, als Video oder als Audio im Podcast-Format. Du findest sie in der linken Leiste von Teams, falls sie dort noch nicht angeheftet ist, reicht ein Klick auf Weitere Apps und eine kurze Suche nach Recap. Pinne dir die App danach an, dann findest du offene Punkte aus vergangenen Terminen genauso schnell wie die Vorbereitung für den nächsten. Für unterwegs empfehle ich die Audio-Zusammenfassung: Du hörst dir das letzte Meeting auf dem Weg zum nächsten Termin an, statt es abends nachzulesen. Für die reinen Aufzeichnungen und Transkripte brauchst du dabei nicht einmal eine Copilot-Lizenz, nur die KI-Zusammenfassung selbst bleibt Lizenzsache. 🎧
Fazit & CTA
Die Meeting-Vorbereitung mit Copilot ist kein Luxus für Technikfans, sondern eine der Funktionen, die dir im Alltag am meisten Zeit zurückgibt. Du siehst auf einen Blick, worum es geht, musst Anhänge nicht mehr einzeln öffnen und gehst mit echtem Kontext statt mit einem mulmigen Gefühl in dein nächstes Meeting. Öffne noch heute einen Termin mit einer weiteren Person, such nach Mit Copilot vorbereiten und probiere die Übersicht in Ruhe aus. Ergänze das bei Gelegenheit mit der Recap-App in Teams für die Nachbereitung. Probiere es jetzt aus.
