Du verwaltest deine Projekte noch in Project Online oder Project for the web? Dann tickt gerade eine Uhr, die im Alltag leicht überhört wird. Microsoft schaltet Project Online am 30. September 2026 endgültig ab. Danach hast du keinen Zugriff mehr auf Projektpläne, Portfolios und Berichte, es sei denn, du bist rechtzeitig umgezogen.
Das Tückische daran: Die Abschaltung passiert nicht auf einen Schlag. Seit dem 2. April 2026 laufen bereits die SharePoint-2013-Workflows nicht mehr, auf denen viele Genehmigungsprozesse in Project Online basieren. Wer sich auf automatische Freigaben oder Stage-Gates verlassen hat, arbeitet also schon länger mit einer Krücke, ohne es vielleicht zu merken.
Die gute Nachricht: Microsoft hat dir bereits ein neues Zuhause eingerichtet. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du mit Planner Premium ab sofort Projekte mit Zeitplan, Abhängigkeiten und Meilensteinen führst und wie du rechtzeitig vor der Abschaltung umziehst.
Der Countdown: Was am 30. September 2026 passiert
Project Online gehört seit über zehn Jahren zum Werkzeugkasten vieler Projektverantwortlicher. Zum 30. September 2026 stellt Microsoft den Dienst komplett ein. Wichtig zu wissen: Der Verkauf reiner Project-Online-Lizenzen für Neukunden endete bereits am 1. Oktober 2025. Seit dem 2. April 2026 funktionieren zusätzlich die SharePoint-2013-basierten Workflows nicht mehr, über die viele Firmen ihre Genehmigungen und Stage-Gates abgewickelt haben.
Als Nachfolger empfiehlt Microsoft für die meisten Teams Planner mit einer Premium-Lizenz. Wer bereits Project Online nutzt, hat den Zugriff auf die entsprechenden Premium-Funktionen in Planner normalerweise automatisch inklusive. Grössere Organisationen mit sehr komplexer Portfolio-Steuerung können alternativ auf Project Server (Subscription Edition) für den eigenen Betrieb wechseln. Für die allermeisten kleinen und mittleren Unternehmen reicht Planner Premium aber völlig aus. Planner selbst hat sich in den letzten Monaten ohnehin stark weiterentwickelt, mehr dazu in meinem Überblick zu den grossen Planner-Neuerungen 2026.
Schritt 1: Prüfen, welche Lizenz du brauchst
Bevor du loslegst, verschaffe dir Klarheit über deine Lizenz. Microsoft hat die frühere «Project»-Produktfamilie in Planner integriert und in drei Stufen aufgeteilt:
- Planner (Basis): Ist in den meisten Microsoft 365-Plänen bereits enthalten und reicht für einfache Aufgabenlisten und Kanban-Boards.
- Planner and Project Plan 1: Die günstigste Premium-Stufe, browserbasiert, mit Zeitplan-Ansicht, Abhängigkeiten und Berichten.
- Planner and Project Plan 3 (oder höher): Zusätzlich mit Desktop-Client und erweiterter Ressourcenplanung, für Teams mit anspruchsvolleren Projekten.
Am schnellsten findest du heraus, was du bereits hast, indem du im Microsoft 365 Admin Center unter «Abrechnung» und dann «Lizenzen» nachschaust, oder du fragst direkt deine IT-Administration. Falls noch keine Premium-Lizenz vorhanden ist: Planner bietet dir eine 30-tägige kostenlose Testversion an, mit der du alle Funktionen aus diesem Beitrag direkt ausprobieren kannst. Für einen informelleren Projekt-Hub ganz ohne Premium-Lizenz ist auch Microsoft Loop als Alternative einen Blick wert.
Schritt 2: Premium-Plan anlegen oder bestehenden hochstufen
So kommst du zu deinem ersten Premium-Plan:
- Öffne planner.cloud.microsoft im Browser oder die Planner-App in Teams.
- Klicke auf «Meine Pläne» und dann auf «Neuer Plan».
- Wähle im Auswahldialog eine der Premium-Optionen statt eines Basis-Plans.
- Hast du noch keine Lizenz, startet automatisch die 30-tägige Testversion, oder du forderst eine Lizenz direkt bei deiner Administration an.
Willst du stattdessen einen bestehenden Basis-Plan hochstufen: Öffne den Plan, klicke auf «Zeitplan» oder auf die drei Punkte (...) und wähle eine der Premium-Ansichten aus. Planner bietet dir das passende Upgrade dann direkt an. Alle bisherigen Aufgaben, Buckets und Kategorien bleiben dabei erhalten, du verlierst nichts.
Schritt 3: Zeitplan-Ansicht mit Gantt-Diagramm aktivieren
Jetzt wird es sichtbar. Öffne deinen Premium-Plan und klicke oben auf den Reiter «Zeitplan» (Timeline). Trage bei deinen wichtigsten Aufgaben Start- und Enddatum ein, sofern das noch nicht geschehen ist.
Planner zeichnet daraus automatisch ein Gantt-Diagramm mit allen Aufgaben und ihren Verbindungen. Besonders praktisch: In derselben Ansicht siehst du den kritischen Pfad (Critical Path), also jene Aufgaben, deren Verzögerung sich direkt auf deinen Endtermin auswirkt. 📊 Alle anderen Aufgaben haben Puffer, diese hier nicht. Damit weisst du auf Anhieb, wo du bei Verzögerungen zuerst eingreifen musst, statt bei jedem Problem den gesamten Plan neu zu prüfen.
Schritt 4: Abhängigkeiten zwischen Aufgaben einrichten
Ohne Abhängigkeiten (Dependencies) bleibt jeder Zeitplan nur eine Ansammlung von Einzelterminen. Erst mit ihnen wird daraus ein echtes Projekt.
- Öffne in der Zeitplan-Ansicht eine Aufgabe.
- Wähle im Feld «Abhängigkeit» die verknüpfte Aufgabe aus.
- Bestimme die Abhängigkeitsart: «Ende-Anfang» (die häufigste, Aufgabe B startet erst, wenn A fertig ist), «Anfang-Anfang», «Ende-Ende» oder «Anfang-Ende».
Sobald die Verknüpfung steht, übernimmt die Planungs-Engine von Planner den Rest. Verschiebt sich die Lieferung eines Zulieferers oder dauert eine Aufgabe länger als geplant, passt Planner automatisch alle nachgelagerten Start- und Enddaten an. Du musst nicht mehr von Hand nachrechnen, welche Teilaufgabe jetzt wie viel Verspätung hat.
Schritt 5: Meilensteine setzen
Für die grossen Fixpunkte in deinem Projekt reichen normale Aufgaben nicht aus. Lege stattdessen Meilensteine (Milestones) an: In der Zeitplan-Ansicht auf «Neue Aufgabe» klicken und die Option «Als Meilenstein markieren» aktivieren. Ein Meilenstein bekommt nur ein Datum, aber keine Dauer. Er markiert einen Zeitpunkt, keine Arbeit.
Nutze Meilensteine für Dinge wie «Kickoff», «Design-Freigabe» oder «Go-Live». 🏁 So sieht jede Person im Team auf einen Blick, wo die wichtigen Fixpunkte im Projekt liegen, ohne sich durch sämtliche Einzelaufgaben klicken zu müssen.
Schritt 6: Deine Project-Online-Daten rechtzeitig sichern
Der letzte Schritt betrifft alle, die aktuell noch aktiv mit Project Online arbeiten. Sichere frühzeitig, was du dauerhaft brauchst: Exportiere wichtige Berichte und Portfolio-Übersichten, dokumentiere deine bisherigen Genehmigungsprozesse aus den SharePoint-Workflows und plane die Migration der laufenden Projekte nach Planner nicht erst im September.
Wer eine grössere Zahl an Projekten oder komplexe Portfolio-Strukturen verwaltet, sollte frühzeitig mit der IT-Administration oder einem Microsoft-Partner sprechen. Eine strukturierte Migration lässt sich in wenigen Wochen sauber durchführen, in den letzten Tagen vor dem 30. September dagegen kaum mehr.
Praxistipp aus der Praxis
Sobald dein Premium-Plan steht, nutze den Planner Agent (früher Project Manager Agent) über das schwebende Symbol unten rechts im Plan. Frag ihn direkt: «Welche Aufgaben liegen auf dem kritischen Pfad und sind aktuell gefährdet?» oder «Fasse mir den Status aller Meilensteine diese Woche zusammen.» Der Agent liest deinen kompletten Zeitplan und antwortet dir mit einer konkreten Liste, statt dass du dich selbst durch das ganze Gantt-Diagramm klickst. 🤖 Gerade bei grösseren Projekten mit vielen Abhängigkeiten und mehreren Meilensteinen spart dir das jede Woche mehrere Minuten Suche und du gehst nie mehr unvorbereitet in ein Status-Meeting. Für die laufende Abstimmung zu einzelnen Aufgaben lohnt sich zusätzlich ein Blick in den Aufgabenchat, dort bleibt die Diskussion direkt bei der Aufgabe statt irgendwo im Teams-Kanal zu verschwinden.
Fazit & CTA
Project Online abzuschalten klingt nach einem grossen Einschnitt, ist in der Praxis aber vor allem eine Frage des Timings. Wer jetzt umzieht, hat bis zum 30. September genug Zeit, alles sauber einzurichten und sich in Ruhe an Zeitplan, Abhängigkeiten und Meilenstein-Ansicht zu gewöhnen. Wer bis im September wartet, macht das alles unter Zeitdruck.
Probiere es jetzt aus: Lege heute einen ersten Premium-Plan an und trage die Termine für dein aktuell wichtigstes Projekt ein. Schon nach dem ersten Zeitplan merkst du, wie viel Übersicht dazugewinnt. 💪
