Du kennst das sicher: Eine Besprechung endet und du weisst eigentlich noch genau, was besprochen wurde. Aber zwei Stunden später? Die Details verschwimmen. Wer hatte nochmal die Aufgabe, das Angebot zu schreiben? Was haben wir beim letzten Punkt entschieden?
Für viele von uns ist das Protokollieren von Besprechungen eine lästige Pflicht. Entweder schreibst du während der Besprechung mit und verpasst dabei den halben Gesprächsfaden oder du versuchst hinterher aus der Erinnerung ein Protokoll zu rekonstruieren. Beides kostet Zeit und Energie, die du besser einsetzen könntest.
Microsoft Teams bietet mit Intelligent Recap eine KI-gestützte Funktion, die dir genau diese Arbeit abnimmt. Im Lauf von 2026 sind mehrere Neuerungen dazugekommen, die ich unten einordne.
Was ist Intelligent Recap überhaupt?
Intelligent Recap ist eine KI-Funktion in Microsoft Teams, die nach einer Besprechung automatisch eine strukturierte Zusammenfassung erstellt. Laut Microsoft bekommst du:
- KI-Notizen mit den wichtigsten Gesprächspunkten
- Folgeaufgaben, die in der Besprechung genannt wurden
- Kapitel und Themen, mit denen du direkt zu den relevanten Stellen der Aufzeichnung springst
- Eine Sprecheransicht, die zeigt, wer wann gesprochen hat
- Markierungen, wenn dein Name gefallen ist
Seit Frühling 2026 gibt es ausserdem den Video Recap: Copilot erstellt aus der Aufzeichnung kurze, vertonte Video-Highlights. Wer an der Besprechung nicht teilnehmen konnte, bringt sich so schnell auf den Stand.
Was brauchst du dafür?
Intelligent Recap gibt es mit einer Teams Premium-Lizenz oder als Teil einer Copilot-Lizenz. Für den Video Recap braucht es laut Microsoft eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Wenn du nicht sicher bist, welche Lizenz du hast, frag deine IT.
Kurz überlegt: Wie lange muss eine Besprechung mindestens dauern, damit Teams eine KI-Zusammenfassung erstellt?
Schritt 1: Aufzeichnung und Transkription starten
Die KI-Zusammenfassung braucht mindestens ein Transkript. Kapitel und Sprecheransicht gibt es nur, wenn die Besprechung aufgezeichnet und transkribiert wurde. Starte deine Teams-Besprechung wie gewohnt, klicke in der Besprechungsleiste auf Weitere Aktionen und starte Aufzeichnung und Transkription. Alle Teilnehmenden sehen einen Hinweis, dass aufgezeichnet wird.
Tipp: Informiere dein Team im Voraus, dass du Besprechungen aufzeichnest. Das schafft Transparenz und erhöht die Akzeptanz.
Gut zu wissen: Mit einer Microsoft 365 Copilot-Lizenz kann die organisierende Person Intelligent Recap laut Microsoft auch nutzen, ohne dass Aufzeichnung oder Transkript gespeichert werden. Das ist für Organisationen gedacht, die Transkripte aus Compliance-Gründen nicht aufbewahren wollen. Sehen können die Zusammenfassung dann nur Teilnehmende aus derselben Organisation mit Copilot-Lizenz.
Schritt 2: Intelligent Recap nach der Besprechung öffnen
Nach der Besprechung dauert es eine Weile, bis die KI-Zusammenfassung fertig ist. Du findest sie im Chat der Besprechung: Wähle dort die Registerkarte Recap oder auf der Vorschau der Aufzeichnung Recap anzeigen. Auch über den Termin im Teams-Kalender kommst du zum Recap.
Seit Sommer 2026 gibt es zudem die App Recap in Teams, die Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen der letzten 30 Tage an einem Ort sammelt (Ankündigung MC1404322). Sie ist vorinstalliert, aber nicht angeheftet. Du findest sie über Apps.
Schritt 3: Folgeaufgaben in Planner oder To Do übernehmen
Das Beste an Intelligent Recap ist nicht die Zusammenfassung an sich, sondern was du damit machst. Werden in der Besprechung Aufgaben vergeben, erkennt die KI sie und zeigt sie als Folgeaufgaben an.
Du siehst zum Beispiel: «Lisa bis Freitag: Angebot für Kunde XY vorbereiten.» Übertrage solche Punkte direkt nach der Besprechung in Planner oder To Do und setze einen Link zum Recap in die Aufgabe. So verliert keine Aufgabe ihren Kontext. Prüfe dabei kurz, ob die KI Person und Termin richtig erkannt hat.
Schritt 4: Eigene Zusammenfassungen mit Vorlagen
Du kannst der KI vorgeben, wie die Zusammenfassung aussehen soll. Laut Microsoft-Anleitung öffnest du dafür im Chat der Besprechung Recap und dann die benutzerdefinierte Zusammenfassung (auf Englisch «Custom summary»). Microsoft bietet zwei fertige Vorlagen:
- Speaker summary: ordnet die Besprechung danach, wer was gesagt hat.
- Executive report: fasst die wichtigsten Ergebnisse knapp zusammen.
Oder du erstellst eine eigene Vorlage und beschreibst das Format, zum Beispiel:
- «Fasse die Besprechung aus Sicht der Verkaufsabteilung zusammen.»
- «Hebe alle Entscheidungen hervor, die Auswirkungen auf das Budget haben.»
- «Liste alle Fragen auf, die noch offen geblieben sind.»
Mit der Vorschau prüfst du das Ergebnis, danach speicherst du die Vorlage und wendest sie an. Je nach Version heissen die Einträge leicht anders.
Übung
Was braucht welche Funktion?
Schritt 5: Video Recap für Abwesende nutzen
Den Video Recap hat Microsoft zwischen Ende April und Anfang Mai 2026 ausgerollt, zuerst nur für englischsprachige Besprechungen (Ankündigung MC1261588). Seit Ende September 2026 unterstützt er 23 Sprachen, darunter Deutsch (Ankündigung MC1479506). Voraussetzungen: eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz und eine aufgezeichnete und transkribierte Besprechung von 10 bis 90 Minuten.
Du findest den Video Recap auf der Recap-Seite der Besprechung oben links als eigene Schaltfläche. Teilen musst du ihn nicht separat: Wer Zugriff auf den Recap hat und berechtigt ist, sieht auch das Video.
Schritt 6: Den Recap mit anderen teilen
Den Link zum Recap kannst du mit allen in deiner Organisation teilen. Wer keinen Zugriff hat, kann ihn anfordern. Die KI-Zusammenfassung lässt sich ausserdem über Teilen per E-Mail verschicken, auch an Personen ausserhalb der Organisation. Das dürfen laut Microsoft organisierende Personen, Mitorganisierende und Referierende. Bei Besprechungen mit strengen Vertraulichkeitsbezeichnungen oder eingeschränktem Zugriff auf Aufzeichnung und Transkript fehlt diese Option.
Praxistipp: Eine Vorlage für jede Serienbesprechung
Speicherst du für eine Serienbesprechung eine eigene Vorlage, übernimmt Teams sie laut Microsoft auch für die folgenden Termine der Serie. Lege dir deshalb für deine wichtigsten wiederkehrenden Besprechungen je eine passende Vorlage an: für das Weekly etwa «Projekte, Verantwortliche und nächste Schritte», für das Kundenmeeting «Kundenwünsche, Zusagen und offene Fragen». Der Aufwand ist einmalig, danach bekommst du jede Woche dieselbe Struktur.
Kurz geprüft
Drei Fragen zum Mitnehmen
Fazit & nächster Schritt
Intelligent Recap in Microsoft Teams gehört zu den praktischsten KI-Funktionen in Microsoft 365. Du sparst Zeit beim Protokollieren und verlierst weniger Aufgaben aus den Augen. Mit eigenen Vorlagen und dem Video Recap ist die Funktion 2026 noch nützlicher geworden.
Probier es jetzt aus: Zeichne deine nächste Teams-Besprechung auf, starte die Transkription und lege danach eine eigene Vorlage für die Zusammenfassung an.