Planner-Tipps für die Selbstorganisation

Ein paar einfache Kniffe, mit denen du deine Planner-Aufgaben im Griff hast: über alle Pläne hinweg, im Tagesplan und in To Do.

Alle Planner-Aufgaben überblicken

Öffne Planner im Browser unter planner.cloud.microsoft oder als App in Teams und wähle «Meine Aufgaben» > «Mir zugewiesen». Speichere die Seite als Lesezeichen.

Dort siehst du laut Microsoft Support alle Aufgaben, die dir zugewiesen sind: aus einfachen und Premium-Plänen, aus Besprechungsnotizen in Teams, aus Loop-Aufgabenlisten und aus geteilten To-Do-Listen. Daneben gibt es «Private Aufgaben» (noch keinem Plan zugeordnet) und «Gekennzeichnete E-Mails» aus Outlook.

Wichtigste Planner-Aufgaben herausfiltern

Dieser Tipp setzt beim vorherigen an. Geh in «Mir zugewiesen» wie folgt vor:

• Wähle «Filter» und filtere nach Priorität, damit dir nur die Aufgaben mit den Prioritäten «Dringend» und «Wichtig» angezeigt werden. Filtern kannst du auch nach Fälligkeitsdatum und Fortschritt.
• Wechsle in die Boardansicht und gruppiere nach Fälligkeitsdatum. Die Boardansicht gruppiert wahlweise nach Plan, Fortschritt, Fälligkeitsdatum oder Priorität.
• Kümmere dich zuerst um die dringendsten überfälligen Aufgaben und erst anschliessend um den Rest.

Den Tag mit «Mein Tag» planen

«Mein Tag» in Planner ist deine Liste für heute. Aufgaben, die heute fällig sind, erscheinen dort automatisch. Weitere Aufgaben fügst du von Hand hinzu. Die Liste leert sich jede Nacht, unerledigte Aufgaben bleiben in ihrem ursprünglichen Plan und gehen nicht verloren.

Planner-Aufgaben und der Outlook-Kalender

Früher konntest du einen Plan als Kalenderfeed in Outlook einbinden. Diesen iCalendar-Feed hat Microsoft zwischen Mitte Januar und Mitte Februar 2026 ohne Ersatz eingestellt. Bestehende Feeds zeigen keine Aufgaben mehr (Microsoft-Mitteilung MC1193421). Falls du so einen Feed noch im Kalender hast, kannst du ihn entfernen.

Willst du dir Zeit für eine Aufgabe im Kalender blocken, geht das im neuen Outlook so (Microsoft Support):

1. Öffne den Kalender.
2. Öffne oben über die Schaltfläche «Mein Tag» den Seitenbereich.
3. Wähle die Registerkarte «To Do».
4. Zieh die Aufgabe auf die gewünschte Uhrzeit im Kalender.

Je nach Version heissen die Einträge leicht anders. Ob dort auch deine Planner-Aufgaben aus «Mir zugewiesen» erscheinen, hängt von der Einrichtung ab. Probiere es mit einer Aufgabe aus. Wie Planner selbst ins neue Outlook kommt, zeige ich im Beitrag Microsoft Planner 2026: Aufgaben in Outlook und Copilot.

Bonus-Tipp: Planner-Aufgaben in To Do

Deine Planner-Aufgaben erscheinen in To Do in der Liste «Mir zugewiesen». Dafür muss in den Einstellungen von To Do unter den verbundenen Apps Planner eingeschaltet sein. In To Do änderst du Titel, Fälligkeitsdatum, Checklistenpunkte und die Notiz, für alles andere öffnest du die Aufgabe in Planner. Eine Planner-Aufgabe kannst du auch in To Do in «Mein Tag» aufnehmen (Microsoft Support). To Do öffnest du im Browser unter to-do.office.com.

Siehst du Planner dort nicht, frag deine IT, ob deine Lizenz Planner enthält.

Mein Praxistipp

Gib jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum, auch wenn es nur eine grobe Schätzung ist. Nur dann landet sie am richtigen Tag automatisch in «Mein Tag» und taucht in der Gruppierung nach Fälligkeitsdatum an der richtigen Stelle auf. Aufgaben ohne Datum rutschen sonst unbemerkt nach hinten.

Fazit

Mit «Mir zugewiesen», einem Filter auf die Priorität und «Mein Tag» hast du deine Aufgaben aus allen Plänen an einem Ort. Öffne heute «Meine Aufgaben», setze den Filter und gib den Aufgaben ohne Datum ein Fälligkeitsdatum. Probiere es jetzt aus.